A Reforma Tributária vai mudar a forma como os produtos e serviços são tributados no Brasil. E uma das tarefas mais críticas, e muitas vezes negligenciadas, que as empresas precisam realizar durante esse período de transição é a revisão do cadastro de produtos. Quem deixar essa etapa para depois pode enfrentar problemas sérios: tributação incorreta, perda de créditos e até autuações fiscais.
O que é o cadastro de produtos e por que ele importa?
O cadastro de produtos é o conjunto de informações registradas no sistema de gestão da empresa (ERP) sobre cada item comercializado ou utilizado nas operações. Entre os dados mais importantes estão o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária), as alíquotas de ICMS, PIS, Cofins e IPI, e as regras de tributação aplicáveis a cada produto.
Essas informações são a base para a emissão de notas fiscais corretas e para a apuração dos tributos devidos. Um cadastro desatualizado ou incorreto compromete toda a cadeia fiscal da empresa.
O que muda com a Reforma Tributária?
Com a chegada do IBS e da CBS, as regras de tributação dos produtos serão completamente reformuladas. O sistema atual, baseado em ICMS, ISS, PIS e Cofins, cada um com sua própria legislação, alíquotas e exceções, será substituído por um modelo unificado, com alíquotas definidas nacionalmente e regras padronizadas.
Isso significa que:
- Produtos que hoje têm benefícios fiscais estaduais (isenção de ICMS, por exemplo) precisarão ser reavaliados no novo sistema
- A classificação NCM dos produtos pode determinar alíquotas diferenciadas no IBS e na CBS
- Produtos sujeitos ao Imposto Seletivo terão tratamento tributário especial
- O sistema de créditos será ampliado, mas depende de uma classificação correta para ser aproveitado
⚠️ Riscos de não revisar o cadastro
- Tributação incorreta: emitir notas fiscais com alíquotas erradas pode resultar em pagamento a maior ou a menor de impostos. Nos dois casos há prejuízo.
- Perda de créditos: o novo modelo de IVA amplia o direito a créditos tributários, mas para aproveitá-los o produto precisa estar corretamente classificado.
- Autuações fiscais: a fiscalização tende a se intensificar durante períodos de transição. Empresas com cadastros inconsistentes serão alvos prioritários.
- Retrabalho operacional: descobrir erros depois que o novo sistema já estiver em vigor será muito mais custoso do que corrigi-los agora.
Como fazer a revisão do cadastro de produtos?
A revisão deve ser feita de forma sistemática, envolvendo a equipe fiscal, o contador e, quando necessário, um especialista em classificação tributária.
1. Levantamento completo do portfólio
Liste todos os produtos e serviços comercializados ou utilizados pela empresa, verificando se todos estão devidamente cadastrados no sistema.
2. Validação dos códigos NCM
O NCM é a base da tributação de produtos físicos. Cada código determina as alíquotas aplicáveis. Verifique se os códigos estão corretos e atualizados, pois a tabela NCM passa por revisões periódicas.
3. Simulação com as novas alíquotas
Com o apoio do contador, simule como cada produto será tributado no novo sistema, comparando com a carga atual. Isso permite identificar impactos financeiros com antecedência.
4. Atualização do sistema de gestão
O ERP precisa estar preparado para suportar os novos tributos. Trabalhe junto ao fornecedor do sistema para garantir que as atualizações necessárias sejam implementadas a tempo.
5. Treinamento da equipe
Os profissionais que emitem notas fiscais e realizam lançamentos fiscais precisam entender as mudanças para não cometer erros operacionais.
Quando começar?
Agora. Quanto antes a empresa iniciar a revisão do cadastro, mais tempo terá para corrigir inconsistências, negociar atualizações de sistema e treinar a equipe. O período de teste dos novos tributos começa em 2026, e chegar lá com o cadastro em dia faz toda a diferença.
Conclusão
O cadastro de produtos pode parecer um tema técnico e operacional, mas durante a transição da Reforma Tributária ele se torna um ativo estratégico. Empresas que investirem tempo e atenção nessa revisão estarão mais preparadas para aproveitar os benefícios do novo sistema e menos expostas a riscos fiscais.
Precisa de ajuda para revisar o cadastro de produtos da sua empresa antes da Reforma Tributária?
