Além de pagar os impostos, toda empresa legalmente constituída precisa cumprir um conjunto de obrigações de informação ao fisco: declarações periódicas, escriturações digitais, relatórios de folha, emissão de notas fiscais. São as chamadas obrigações acessórias, e a existência e periodicidade de cada uma dependem do regime tributário, da atividade, das operações realizadas e das regras específicas aplicáveis à empresa. Em determinadas situações, mesmo sem faturamento ou movimento, pode haver obrigação de prestar informações ao fisco.
No Brasil, esse conjunto de obrigações é extenso, com prazos distribuídos ao longo de todo o ano e penalidades que variam conforme cada obrigação e legislação específica. A Reforma Tributária promete simplificar parte desse cenário com a chegada do IBS e da CBS, mas a transição não elimina as obrigações atuais da noite para o dia. Durante anos, as empresas precisarão atender às exigências dos dois sistemas simultaneamente.
Entender quais são as principais obrigações, quando vencem e o que muda a partir de 2026 é o ponto de partida para evitar autuações e multas que poderiam ser facilmente prevenidas com organização.
O que são obrigações acessórias
No direito tributário brasileiro, as obrigações são divididas em dois tipos. A obrigação principal é o pagamento do tributo em si. A obrigação acessória é tudo que cerca esse pagamento: emitir nota fiscal, escriturar as operações, transmitir declarações ao fisco, manter registros contábeis.
O detalhe importante é que o descumprimento de uma obrigação acessória gera multa por si só, mesmo que o imposto correspondente tenha sido recolhido corretamente. Uma declaração enviada fora do prazo ou uma nota fiscal emitida de forma incorreta já são infrações independentes da situação tributária da empresa.
As principais obrigações acessórias em 2026
As exigências variam de acordo com o regime tributário da empresa, o porte, o setor e o tipo de operação. A tabela abaixo reúne as principais obrigações vigentes em 2026, por perfil:
| Obrigação | Periodicidade | Prazo de referência | Quem entrega |
|---|---|---|---|
| PGDAS-D | Mensal | Até o dia 20 do mês seguinte | Optantes do Simples Nacional |
| DASN-Simei | Anual | Até 31 de maio | MEI |
| DCTFWeb | Mensal | Em regra, até o dia 15 do mês seguinte, conforme a modalidade | Empresas sujeitas à obrigação, conforme a legislação |
| ECD (SPED Contábil) | Anual | Último dia útil de junho | Lucro Real obrigatório; Presumido em alguns casos |
| ECF (SPED Fiscal Contábil) | Anual | Último dia útil de julho | Lucro Real e Presumido |
| EFD-ICMS/IPI | Mensal | Prazo estadual (geralmente dia 15) | Contribuintes do ICMS e IPI, conforme a legislação estadual |
| EFD-Contribuições | Mensal | 10º dia útil do 2º mês seguinte | Pessoas jurídicas sujeitas às hipóteses de obrigatoriedade, conforme legislação específica |
| EFD-Reinf | Mensal | Até o dia 15 do mês seguinte | Contribuintes obrigados, conforme as hipóteses previstas na legislação |
⚠️ O prazo do PGDAS-D é frequentemente confundido com o prazo do DAS (guia de pagamento). São obrigações distintas: o PGDAS-D é a apuração e declaração do imposto do Simples; o DAS é o pagamento. Atrasar o PGDAS-D gera multa separada do DAS em atraso.
As multas por descumprimento: como funcionam
Não existe uma tabela única de multas aplicável a todas as obrigações acessórias. Cada obrigação tem legislação própria, com critérios específicos de cálculo, valores mínimos, reduções por entrega espontânea e limites. As penalidades também podem variar conforme o tipo de empresa, o período e a situação da infração.
De forma geral, as multas por atraso na entrega de declarações federais costumam ser calculadas como um percentual sobre o valor dos tributos declarados ou sobre a receita bruta, com valores mínimos definidos em lei. Para obrigações estaduais, como a EFD-ICMS/IPI, as penalidades variam conforme a legislação de cada estado.
Alguns pontos importantes que o empresário precisa conhecer:
- Multa por atraso na DCTFWeb: calculada sobre o valor dos débitos declarados, com percentual e limite definidos na legislação específica da obrigação.
- Multa por atraso na ECD e ECF: prevista na legislação do SPED, com critérios que variam conforme o porte e a situação da empresa.
- Multa por atraso no PGDAS-D: calculada conforme as regras do Simples Nacional, com valor mínimo previsto na legislação.
- Penalidades por emissão incorreta de documentos fiscais: variam conforme o tributo envolvido, o ente competente (federal, estadual ou municipal) e as circunstâncias da infração.
⚠️ Empresas em início de atividade que atrasam as primeiras declarações frequentemente acumulam multas de múltiplos meses antes de perceber, pois o fisco não envia aviso prévio. A notificação chega depois, com a cobrança retroativa já acumulada. Consulte sempre a legislação específica de cada obrigação para conhecer os valores exatos aplicáveis à sua situação.
O que muda com a chegada do IBS e da CBS
Adaptação dos documentos fiscais eletrônicos
Os documentos fiscais eletrônicos existentes estão sendo adaptados para incorporar as informações do IBS e da CBS, enquanto novos documentos e leiautes são implementados de acordo com as características de cada operação. Isso vale para NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e, NFCom, NF3e, BP-e e outros documentos, cada um com seu próprio cronograma oficial publicado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS.
Em 2026, já estão em vigor as primeiras etapas desse cronograma, com diferentes documentos incorporando os campos de IBS e CBS conforme as datas estabelecidas nos atos conjuntos publicados pela Receita Federal e pelo CGIBS.
Simplificação das obrigações acessórias
A LC 214/2025 estabelece que o cruzamento automático de dados via nota fiscal eletrônica e split payment deve reduzir progressivamente a necessidade de declarações separadas de apuração. A simplificação esperada inclui:
- EFD-ICMS/IPI: deverá ser progressivamente impactada pela redução e substituição do ICMS, mas seu cronograma de dispensa ou substituição deve ser acompanhado conforme a regulamentação específica.
- EFD-Contribuições: tende a perder relevância à medida que PIS e Cofins forem substituídos pela CBS, mas sua dispensa ou substituição dependerá da regulamentação e dos cronogramas específicos.
- Simples Nacional: procedimento simplificado previsto em lei para micro e pequenas empresas, com detalhes a serem regulamentados.
O que já foi regulamentado em 2026
Embora parte dos detalhes operacionais do novo sistema continue sendo regulamentada, diversas regras e cronogramas já foram definidos por atos conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS publicados ao longo de 2025 e 2026. Isso inclui os leiautes dos documentos fiscais, os cronogramas de obrigatoriedade por tipo de documento e as orientações sobre a fase de testes das alíquotas de IBS e CBS.
⚠️ Acompanhar as publicações da Receita Federal e do CGIBS é indispensável, pois as normas técnicas e os documentos complementares continuam sendo publicados e atualizados ao longo da implementação da reforma.
Penalidades no novo sistema: tributo e obrigação acessória são diferentes
É importante distinguir dois tipos de penalidade no novo sistema:
- Multa de mora pelo pagamento em atraso do IBS/CBS: a LC 214/2025 prevê 0,33% ao dia de atraso, limitada a 20% do valor do tributo, acrescida de juros pela Taxa Selic.
- Penalidades por descumprimento de obrigações acessórias: os critérios específicos de multa por atraso ou erro na entrega de declarações e documentos fiscais do novo sistema ainda dependem de regulamentação complementar própria.
A legislação também prevê hipóteses específicas de responsabilidade de terceiros e penalidades relacionadas à utilização de sistemas e documentos fiscais, conforme a participação na infração e as regras aplicáveis.
O período de transição: duas cargas ao mesmo tempo
A reforma não extingue as obrigações do sistema atual de uma vez. Por vários anos, as empresas precisarão atender às exigências dos dois sistemas em paralelo:
| Período | Obrigações do sistema atual | Obrigações do novo sistema (IBS/CBS) |
|---|---|---|
| 2026 | Todas as obrigações atuais mantidas | Documentos fiscais adaptados com campos de IBS/CBS conforme cronograma; alíquotas-teste com mecanismo de compensação |
| 2027 a 2028 | Obrigações atuais mantidas; CBS em vigor plena; PIS/Cofins extintos | Apuração e recolhimento com alíquotas da CBS; novas declarações e obrigações de IBS/CBS em desenvolvimento |
| 2029 a 2032 | ICMS e ISS continuam existindo com alíquotas reduzidas progressivamente; IBS aumenta na mesma proporção | Crescimento progressivo das obrigações de IBS; EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições impactadas conforme regulamentação específica |
| 2033 | ICMS e ISS extintos; vigência integral do novo modelo | Sistema IBS/CBS em plena vigência |
Como se organizar para a transição
- Mapeie as obrigações atuais da sua empresa por regime, setor e porte. Nem toda empresa entrega todas as obrigações listadas, mas todas entregam algumas, e é importante saber exatamente quais.
- Atualize o sistema de emissão de notas fiscais. Os campos de IBS e CBS precisarão estar disponíveis no sistema de gestão ou na plataforma de emissão usada pela empresa, conforme o cronograma oficial aplicável ao seu tipo de documento.
- Acompanhe as publicações da Receita Federal e do CGIBS. As normas técnicas e os documentos complementares continuam sendo publicados e atualizados ao longo da implementação da reforma.
- Não confunda simplificação futura com ausência de obrigação presente. A promessa de redução de obrigações acessórias se concretiza ao longo da transição, não antes dela.
- Mantenha um calendário fiscal atualizado com os vencimentos específicos da sua empresa. O acúmulo de multas por atraso em declarações é um dos itens mais frequentes de autuação em empresas que não têm esse controle formalizado.
Conclusão
A Reforma Tributária vai simplificar parte das obrigações acessórias ao longo dos anos, mas essa simplificação é uma meta dentro de um processo longo. No presente, o que está em vigor são prazos, penalidades e exigências que não esperam a transição terminar. Organizar o calendário fiscal da empresa antes que os vencimentos passem é a única forma eficaz de evitar penalidades que não têm relação com o quanto a empresa deve de imposto.
A Mônica Gonçalves RCT e Contabilidade pode acompanhar o calendário fiscal da sua empresa e garantir que todas as obrigações acessórias sejam entregues no prazo.
📞 Entre em contato e evite multas e penalidades.
