Trocar de contador é uma decisão que muitos empresários adiam por não saberem por onde começar. O medo de perder documentos, de ficar com obrigações em aberto ou de prejudicar o relacionamento com o profissional atual faz com que a insatisfação se acumule por meses, às vezes anos, antes de qualquer ação. A boa notícia é que a troca pode ser feita de forma organizada, segura e sem impacto na situação fiscal da empresa, desde que seja planejada com antecedência.
O contador atual tem a obrigação legal de devolver todos os documentos e informações da empresa ao final do contrato. Isso inclui arquivos digitais, senhas de acesso, livros contábeis e certidões. O empresário tem direito a tudo isso e não precisa justificar a decisão de trocar, assim como qualquer prestador de serviços pode ser substituído quando o contrato for encerrado.
Neste artigo você vai entender quando considerar a troca, o que solicitar ao contador atual, como verificar se a empresa está em dia e o que o novo contador precisa para assumir sem interrupções.
Quando considerar a troca de contador
Nem toda insatisfação justifica uma troca imediata, mas alguns sinais são indicativos claros de que o momento chegou:
- Dificuldade de comunicação: o contador demora para responder, não explica as situações com clareza ou não está disponível quando você precisa de orientação.
- Falta de proatividade: você só fica sabendo de mudanças na legislação ou de obrigações quando já está quase no prazo ou depois que o prazo passou.
- Erros recorrentes: declarações retificadas com frequência, guias com valores errados ou divergências entre o que foi apurado e o que a empresa realmente deve.
- Ausência de relatórios gerenciais: você não recebe balancetes, demonstrações de resultado ou qualquer informação financeira que ajude na gestão do negócio.
- Desconhecimento das mudanças tributárias: em um cenário de Reforma Tributária em andamento, um contador desatualizado pode custar caro à empresa.
- Dificuldade em obter documentos: pedidos de certidões, arquivos do SPED ou cópias de declarações que demoram semanas para ser atendidos.
Como verificar a situação atual da empresa antes de trocar
Antes de formalizar a troca, vale fazer uma verificação básica da situação da empresa nos principais portais do governo. Isso permite identificar pendências que precisarão ser resolvidas, independentemente de quem seja o contador responsável:
- Situação cadastral na Receita Federal: acesse o Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no site da Receita para verificar se o CNPJ está ativo e sem pendências cadastrais.
- Certidão Negativa de Débitos Federais (CND): disponível no portal da Receita Federal. Uma CND limpa indica que não há débitos federais em aberto, incluindo tributos e contribuições previdenciárias.
- Regularidade no Simples Nacional: para optantes do Simples, o portal simples-nacional.fazenda.gov.br permite verificar a situação do regime e a existência de pendências que possam resultar em exclusão.
- Situação no eSocial: acesse o portal do eSocial para verificar se os eventos de folha de pagamento estão sendo transmitidos corretamente e se não há inconsistências.
- FGTS Digital: verifique se os recolhimentos de FGTS estão em dia pelo portal do FGTS Digital.
⚠️ Se a CND estiver suja ou o Simples Nacional apresentar pendências, isso não impede a troca de contador, mas significa que o novo profissional precisará trabalhar para regularizar essas situações assim que assumir. Identificar isso antes da troca evita surpresas.
O que solicitar ao contador atual
Ao comunicar o encerramento do contrato, solicite formalmente todos os documentos e informações listados abaixo. O prazo para a devolução deve ser acordado no distrato do contrato de prestação de serviços. Caso haja resistência, o empresário pode acionar o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do estado, que regula a conduta dos profissionais da área.
Checklist de documentos a solicitar ao contador atual
- Contrato Social e todas as alterações contratuais
- Certidão de Breve Relato da Junta Comercial (atualizada)
- Cartão CNPJ atualizado
- Certificado Digital da empresa (A1 ou A3) e senhas de acesso
- Login e senha do portal e-CAC (Receita Federal)
- Login e senha do portal do Simples Nacional (se optante)
- Login e senha do eSocial e da DCTFWeb
- Login e senha do FGTS Digital
- Login e senha dos portais estadual e municipal (SEFAZ e ISS)
- Arquivos do SPED: ECD, ECF, EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições dos últimos 5 anos
- Declarações entregues: PGDAS-D, DCTFWeb, DCTF e outras aplicáveis, dos últimos 5 anos
- Livros contábeis: Diário, Razão e Balancetes dos últimos 5 anos
- Demonstrações financeiras: DRE e Balanço Patrimonial dos últimos 5 anos
- Folhas de pagamento e recibos dos últimos 5 anos
- Guias de recolhimento pagas: DAS, GPS, DARF, DAE e outras dos últimos 5 anos
- Contratos de trabalho dos funcionários ativos e rescisões recentes
- Documentos de admissão e demissão de funcionários
- Cadastro de funcionários no eSocial
- Arquivos XML das notas fiscais emitidas e recebidas
- Relatório de créditos tributários disponíveis (PIS, Cofins, ICMS, se houver)
- Certidões negativas municipais, estaduais e federais atualizadas
- Procurações e autorizações junto à Receita Federal e demais órgãos
O que fazer com senhas e acessos
Um ponto crítico da transição é a gestão dos acessos digitais. Em muitos casos, o contador atual é o responsável pelos certificados digitais e pelos acessos ao e-CAC, eSocial e outros portais. Ao encerrar o contrato:
- Revogue as procurações eletrônicas concedidas ao contador anterior no portal e-CAC da Receita Federal. Essa revogação pode ser feita pelo próprio empresário com certificado digital.
- Altere as senhas de acesso de todos os portais assim que receber as credenciais do contador atual.
- Conceda nova procuração eletrônica ao novo contador no e-CAC, o que é necessário para que ele possa acessar os dados da empresa nos sistemas da Receita Federal.
- Atualize o responsável pelo eSocial com os dados do novo contador.
⚠️ Não encerre o contrato com o contador atual antes de garantir que todos os acessos foram transferidos e que as obrigações do mês corrente estão cobertas. Uma transição precipitada pode deixar guias de pagamento sem emissão ou declarações sem entrega no prazo.
O que o novo contador precisa para assumir
Para que o novo contador possa assumir sem interrupções, ele precisará receber, além dos documentos listados acima, as seguintes informações:
- Histórico do regime tributário: qual regime a empresa está enquadrada, desde quando e se houve mudanças nos últimos anos.
- Situação da folha de pagamento: número de funcionários ativos, salários, benefícios, férias programadas e férias vencidas.
- Pendências e parcelamentos: se há débitos parcelados com a Receita Federal, estados ou municípios, com os números dos processos e situação atual.
- Obrigações com prazo próximo: guias a vencer, declarações pendentes ou qualquer entrega com prazo nos próximos 30 dias.
- Histórico de autuações ou processos administrativos: se a empresa possui algum processo em andamento junto ao fisco federal, estadual ou municipal.
Cuidados com prazos durante a transição
A troca de contador não suspende as obrigações da empresa. Mesmo durante o processo de transição, guias continuam vencendo e declarações continuam precisando ser entregues. Alguns cuidados práticos:
- Planeje a troca fora dos períodos de maior concentração de obrigações: evite trocar de contador em janeiro (opção pelo Simples Nacional), no primeiro semestre (IRPF dos sócios, ECD, ECF) ou em meses com obrigações específicas da empresa.
- Defina claramente a data de corte: a partir de qual competência o novo contador assume. Isso evita dúvidas sobre quem é responsável por cada obrigação.
- Solicite uma lista das obrigações pendentes antes do encerramento do contrato com o contador atual, para garantir que nada ficou para trás.
- Mantenha os dois contadores em contato durante um curto período de sobreposição, se possível, para facilitar a passagem de informações técnicas.
Conclusão
Trocar de contador é um direito do empresário e, quando feito de forma organizada, não representa risco para a empresa. O segredo está em solicitar todos os documentos com antecedência, verificar a situação fiscal antes de encerrar o contrato e garantir que o novo profissional tenha tudo o que precisa para assumir sem interrupções.
Se você está pensando em trocar de contador, a Mônica Gonçalves RCT e Contabilidade está pronta para receber sua empresa, organizar a transição e assumir a gestão contábil com segurança.
